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テレワーク実践のヒント

こんにちは、ピーシー・ブレインの高山です。
在宅での仕事時間が増えて、身体を動かす時間・量が減ってきています。増え続ける体重にそろそろブレーキをかけないといけないのですが、なかなか思ったようにいかないですね。 さて、今回も前回に引き続きテレワーク・リモートワークに関連した情報をお届けします。

テレワーク実践のヒント ~ 電話応対編

取引先との連絡には、メールだけでなくまだまだ電話を利用する機会は多いかと思います。この取引先との「電話」については、テレワークでの対応がし難いケースがあります。営業担当者など普段の連絡から携帯電話を利用している場合は良いのですが、内勤スタッフなど社用電話での応対のみで、携帯電話で取引先に連絡をしていない場合の対応などです。とは言え、個人の携帯をそのまま業務で利用することには次のような問題があります。

  • 通信料金など費用の負担
  •  個人の携帯番号を取引先に開示するということ
  •  時間外の着信などへの対応

特に個人の携帯電話の番号を業務目的とは言え伝えてしまうことは、予想もしない問題を引き起こす可能性もあり、できれば避けるべきことでしょう。一方で経営者にしてみれば、担当者自ら対応して欲しいと思う訳で悩ましい問題の一つです。
このような状況への対応として、別の電話番号を利用する方法をお伝えします。

▼個人携帯に別番号を割り当てて利用する

具体的には、携帯電話に別の会社から付与される別の番号(通常050番)を割り当てるサービスを利用する方法です。
このサービスを利用するメリットとしては、次のようなものがあります。

  • 発信時には別番号を利用することで、個人番号を伝えずに済む
  •  利用料金は会社負担になる
  •  個人のスマホがそのまま利用でき新たな機器購入負担がない
  •  着信転送を利用して、時間外・休暇時の対応ができる

代表的なサービスとして、楽天コミュニケーションズが提供するモバイルチョイスを挙げておきます。気になる方はチェックしてみてください。

モバイルチョイス
https://comm.rakuten.co.jp/houjin/mobacho/

テレワーク実践のヒント ~ 作業環境編

十分な準備もできないまま取り急ぎテレワークを始めた方もいるでしょう。当初の予定よりもテレワークの時間が長くなってきていることで、環境や効率など気になることもでてきているのではないでしょうか。
快適とは言えなくても、テレワーク・リモートワークのストレスを減らすためのヒントについてお伝えしたいと思います。

マルチモニタ化
会社から支給されたノートPCを利用してテレワークを行うケースがありますが、ノートPCの画面はやはり大きさが十分ではありません。
一時的な作業であれば良いのですが、継続して使うのであれば、外部モニタを接続してマルチモニタ構成で利用すると使い勝手は一気に良くなり、生産性も高まります。特に、社内で既にマルチモニタを使っている方は、同じような環境を用意しないと効率が著しく低下してしまいます。

なお、外部モニタを接続する際には、モニタ端子に合わせたケーブルや変換機器が必要になります。テレビと同じHDMI端子が用意されていることが多いのとケーブルなど付属品も手に入れやすいのでHDMI接続を想定しておくと良いでしょう。
HDMI端子の付いているタイプのノートPCであれば、ケーブルを用意するだけですぐに利用できます。
また最近はUSB-C端子の追加PCが多くなっていますが、この場合はHDMIに変換する周辺機器を利用することで簡単に接続することができます。
PCの利用環境の改善で最も効果を感じるのはこのマルチモニタです。

マウスやキーボード

マウスやキーボードといった入力装置も使い勝手に直結します。
自分にあった形状や大きさのものを利用するとストレスが減ります。
ちなみに私はこのような形状のキーボードを愛用しています。

ネットワーク環境

Web会議など映像・音声通信を利用する機会も増えるのである程度の回線速度と安定性が必要です。
ひかり回線を利用できる環境であればあまり気になるような問題はないと思いますが、宅内で無線LANを利用していると思ったほど速度がでていないことがあります。そのような場合は、有線LAN接続にすることで改善することがかなりあります。無線接続の場合は、Wi-fiルーターの性能や配置場所などによる影響をどうしても受けてしまいます。
なお、回線速度はこんなサイトで確認することができます。 
https://fast.com
また、最近は自宅で固定電話を利用しないケースも増えてきていて、PCで利用するインターネット接続環境が無いケースもあります。若いスタッフなどはそれが一般的かも知れません。一時的には、スマホのテザリングでも対応できますが、パケットの上限や速度制限を受けることがあります。
このようなケースでは、WiMAXなどを会社側から支給して専用のインターネット回線を利用するようにした方が良いでしょう。

サポートトピック ~ Gmailから送信できない

テレワーク・リモートワークをされる企業が多くなり、Gmailに独自ドメインを設定して利用する方が増えているようです。ところが、そうやってGmailを利用されている方から、「急に送信ができなくなってしまった!」という問合せが4月に入ってから発生するようになってきました。

▼何が起きているのか?

Gmailでは、メインのメールアドレスとは別のメールアドレスを送信するための機能が用意されています。
これは、Gmailから他のメールアドレスで使っているメールサーバーを経由して送信されるのですが、この接続のセキュリティが強化されたことが原因です。

▼どのように変更されたのか?

グーグルでは、ホームページ自体をHTTPS(暗号化通信)化する常時HTTPS化を強く推奨しています。
Gmailでは、外部のメールサーバーへの接続についても、従来は暗号化されていない通信でも許可していたものを、暗号化通信のみを許可するようにセキュリティ条件が厳しくなりました。
また、暗号化通信の場合も、通信で利用される証明書の名前と、接続時の名前が異なる場合は接続しないようになり、より厳格になっています。(右図参照)

▼対応方法

エラーが発生しているメールアドレスについてGmailの設定をやり直す必要があります。
この設定変更によってメールが消えることはありません。
設定する内容は、利用しているメールサーバー・レンタルサーバーによって異なりますので、契約しているサービスの情報を確認してください。
ここではいくつかのレンタルサーバーについてのご紹介します。

 

例1)さくらインターネット
独自ドメインではなく「初期ドメイン」を指定します。(xxxx.sakura.ne.jp)

例2)エックスサーバー
SMTPサーバーとしてサーバー情報の「ホスト名」に掲載されているものを指定します (sv***.xserver.jp)

例3)WebARENA
SMTPサーバーに所属サーバー名を指定します。またユーザー名には、メールアドレスを指定するようにします。
なお、弊社のお客様でGmailから送信できない場合は、お問い合わせいただければ対応方法についてご案内させていただきます。

スタッフのツイート

【藤井】

外出自粛ために自宅でお菓子作りをする方が増えておりバターや生クリームが売れているとか。そんな中、私もついに買いました「ハンドミキサー」。
何となく買う機会を逃して入手せぬまま腱鞘炎を恐れながら泡だて器を振り回す生活にもおさらばです。これで卵も生クリームも泡立て放題。先日は家族が誕生日だったためスポンジを焼きました。上手にできたので調子に乗ってうっかりともう1台焼き、謎に豪華な2段ケーキになりました。
収束を願いつつ、自宅で出来る楽しみを色々と開拓しながら今日も手洗い・うがい・消毒に努めて自粛生活を乗り切りたいと思います。

【瀬川】

新型コロナウィルスが猛威を振るっておりますが、手袋やマスクの外し方などで「自衛隊式感染症予防」というのが注目されているそうです。活動に伴う感染者はいまだゼロだそうです。動画を見ると、なるほど~と思うことが多々ありました。
YouTubeにも動画がアップされています。
皆でこの困難を乗り切りましょう。

【田島】

いつ落ち着くかわからない新型コロナですが、ネットで検索して色々調べられる便利な世の中にはなりました。
震災の時も今回のコロナもそうですが、何もわからず不安な時というのはチェーンメールやSNSを使った無差別な拡散が多いなと思います。
メールで、SNSで「知り合いに教えてあげよう、情報を共有しよう」は大事なことですが、本当に大事な情報が埋もれしまいかねないのでこんな時期は、自分のところへ回ってきたときメールは次の人に送らない、SNSは拡散(シェア)しないなど心がけています。国や公的機関などが発信している情報はまた別ですが…何はともあれ、暑くも寒くもない気持ちいいこの季節、早く外へ出かけられるようになってほしいです。

【青木】

家族全員朝から晩まで家にいる状況になり、最初は慣れずイライラしてしまうこともあったのですが、しばらくすると自然と家事分担と時間割のようなものができていきました。
そしていつもは外遊びメインの我が家ですが、室内で楽しむことを覚え今までにない家族の時間を過しています。
経験したことのない事態ですがとにかく自分に出来ることをしつつ落ち着いて日常生活をおくるしかないのかなと思っています。

【後藤】

外出自粛生活が続いているため、通信販売を利用する機会が増えてます。食べることが唯一の楽しみになり、各地の名産品を頼んでいます。調べてみると惹かれるものがたくさんあり、なにを頼もうかと悩みます。安心して出かけられる時がきたら現地へ食べに行くことを楽しみに乗りきりたいと思います。

 

 

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