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テレワークのヒント ~ 熱対策

こんにちは、ピーシー・ブレインの高山です。今年の7月・8月の暦はオリンピックの影響で変則的になっています。印刷されたカレンダーは変更が間に合っていないものがほとんどなので、いまからでも気をつけておきましょうね!
さて、今回は便利なツールグーグルフォームの話題を中心にお届けします。

テレワークのヒント ~ 熱対策

東京オリンピックまであと20日あまりとなりました(このニュースレターを書いている時点では開催予定です)。オリンピック期間は東京を中心に大幅な移動の制限が行われるため、混雑緩和に向けたテレワークを強く推奨しています。実はこの取り組みはコロナ禍とは関係なく、以前から計画されていたものでした。

テレワーク・デイズ
https://teleworkdays.go.jp/

2019、2020年には効果測定も兼ねて開会式と同日の7/24を中心とした日程でテレワークや時差出勤に取り組んでいましたが盛り上がりはいま一つだったように記憶しています。本番の今年も「テレワーク・デイズ2021」として7/19~9/5の期間は、テレワーク推進期間になっています。テレワーク・デイズに登録することで取り組みをアピールすることもできるようです。

    ▼この時期のテレワークは熱対策が大切!

    テレワークが増えることでオフィス環境との違いもあり、セキュリティや機器トラブルも出てきているようです。
    特にテレワークで必須のオンライン会議では、容量の大きな動画を通信するため機器に負荷がかかります。会議になるとPCのファンの音が急にうるさくなるような経験をされたことはありませんか?
    特にノートPCは構造上、排熱機能が高くなく熱をため込みやすく高温になりがちです。あまりに温度の高い状態が続くと、「熱暴走」という動作不良が発生します。急にアプリの動きが悪くなるだけなく、電源がいきなり切れてしまうようなこともあります。また、あまりに酷いと一時的な不具合だけでなく故障にもつながります。パソコン本体を触って熱いと感じた時は、早いタイミングで冷やすようにしましょう。使う時に周囲を塞がない、底面が密着しないようにすき間をあけるなど気をつけましょう。底面は特に熱がこもりがちです。
    また最近では、ノートPCを冷却するための外付け冷却ファンなど、いろいろな機器があります。人間だけでなく、機器の温度にも気を配ってみてください。

    サポートトピック ~ Googleフォーム活用

    申込やアンケートのために利用するのが「フォーム」ですが、データを受け取るための仕組みが必要でブログ記事を書くのとは別の手間がかかります。
    そんな時に便利なのがグーグル提供のフォームサービス「Googleフォーム」です。
    グーグルアカウントがあれば無料で利用でき、比較的カンタンにフォームを作ることができるので、最近はいろいろなところで見かけるようになりました。
    最近では大手企業や大手サイトのサービスでも常設ではないちょっとしたアンケートや応募フォームとして利用しているのを見かけるようになりました。
    弊社のお客様でも利用されるケースが増えてきていますので、今回はこのGoogleフォームについて取り上げてみたいと思います
    主な特徴は次の通りです。

    • Googleアカウントがあれば無料で使える(Gmailを使っていれば使えます)※回答する人にはGoogleアカウントは不要です
    • カンタンな操作でフォームの項目を設定できる
    • 申込やアンケートのテンプレートが用意されている
    • フォームスパム防止の仕組みが組み込まれている
    • 回答をスプレッドシートに記録することもできる
    • 一度作ったフォームを再利用することができる
    •  オリジナルのヘッダー画像を埋め込むことができる
      一方で、以下のことは残念ながらできません。
    •  独自ドメインでの利用(全てgoogleドメインです)
      ※自社ドメインのページに埋め込みはできます。
    •  カスタマイズした自動返信メールを送る
    •  回答をトリガーにして独自の処理を行う
      それでも十分な利用できるだけの機能が備わっています。

    ▼フォーム作成前の準備

    簡単に作れるからとは言え、フォーム作成をスムーズに行うために準備は欠かせません。まずはどのような項目を用意するのを洗い出しましょう。右図のように項目、必須か否か、また選択肢があるときはその内容を先に決めておくと漏れがありません。また、回答後に表示されるメッセージ文面なども用意しておくと良いです。
    なお、申込み・回答の件数を増やすためには入力項目は最小限にしましょう。入力項目数と回答率には関連があります。

    ▼Googleフォーム活用のヒント

    • 送信されたことをメールに通知する
      フォームから送信されたことをメールに通知するためには、通知を受け取る設定をオンにする必要があります。通知先はフォームを作成したGoogleアカウントのメール(Gmail)で、変更はできません。
      複数に通知したい時は、通知されるGmailのフィルタ機能を使って転送設定してください。
    • 外観の設定
      ヘッダー画像のアップロードやテーマカラーの変更ができます。また、フォーム本文内に画像を埋め込むこともできるので、必要に応じて利用してみましょう。
    • メールアドレスの収集
      Googleフォーム自体に「メールアドレスを収集する」というオプションがあります。これを有効にするとメールアドレスの入力欄が追加されます。入力必須でメール形式のチェックが自動的に追加されます。
      また、「回答のコピーを送信」を有効にすると、回答内容を送信者に返信することができます(※このときのメール文面は変更できません)
    • フォームのリンク(URL)
      公開用のリンクは、作成・編集用のURLとは別です。リンクの最後が「edit」となっているものは間違いです!
      右図のように「送信」ボタンを押した後に表示される画面の中にリンクがありますので、それを利用しましょう。
      また、リンクを短縮する機能も用意されています。メールやSNSなどで告知する際には、短くしたリンクを使うと良いでしょう。
      なお短縮されたURLは、リンク画面を開くたびに変わりますが、どれでも同じです。一度コピーしたものがそのまま使えるのでわざわざコピーしなくて大丈夫です
    • QRコードの作成
      Googleフォームの機能ではありませんが、ブラウザにChromeを利用するとQRコードも簡単に作成できます。QRコード作成する準備として、前項でコピーしたリンクにアクセスしてフォームが表示されている状態にしておきます。この状態で、アドレスバーのQRコードボタンをクリックするとQRコードが表示されます。これをダウンロードして利用してください。
      他にも、より詳細な入力チェックをするための「回答の検証」機能などもあります。また、アドオンという拡張機能を使うとカスタマイズした内容の返信メールを送ることもできるようになります。

    スタッフのツイート

    【藤井】

    ここ数年、毎日お弁当を作らねばならぬ生活を送っています。
    基本的に毎回入れる卵のおかずについては卵焼きとゆで卵をローテーションしていたのですが最近「レンジでつくるハムエッグ」がラインナップに加わりました。
    丸い器にハムを敷いて卵を落として黄身にいくつか穴をあけ、もう1枚ハムをかぶせてふわっとラップかぶせてレンチンで終わりです。
    半分に切れば平たいのでお弁当箱へのレイアウトもしやすく非常に重宝しています。
    宵っ張りなので冬場は深夜に作ってしまうのですが、もうそれができない気温になってしまい毎日大変憂鬱です…。

    【嵐田】

    朝3時から昆布作業をしつつ、仕事する生活がスタートしました。
    年々昆布の漁獲量が減少しておりますが、養殖昆布は安定した漁獲量を確保でき ます。とはいえ天然昆布は壊滅的で、ここ数年は1日採集したらその年は終了、 という状況が続いているのもまた事実。。
    天然物がまぼろし~になりつつありますが、頭がまぼろし~にならないよう引き 締めて業務遂行いたします。

    【田島】

    ちょっと真面目(?)に身体を動かそうと思い、家庭用ゲーム機用ソフトの「Fit Boxing(フィットボクシング)」というエクササイズゲームを始めてみました。
    リズムに合わせてボクシングトレーニングというものなのですが、トレーニングの前後に行うストレッチも併せて割としっかりと汗をかきます。
    三日坊主の私でもなんとか半月ほど続けられています。目指せ体重マイナス10kg!!

    【高田】

    7月7日は七夕。函館では、七夕の日の夕方から夜にかけて「竹~に短冊七夕祭り、大いに祝おう、ろうそく一本頂戴な」と歌いながらお店や家を練り歩き、お菓子をもらって歩く風習があります。昔は駄菓子をくれるところが多かったのですが、
    最近ではソフトクリームやホットドッグ、また食べ物以外に花火やおもちゃなど、配るものも多様化。私も「今年は何を配ろうかな?」と考えるのが今時期の楽しみです。今年も昨年に引き続き、コロナの影響で中止になりそうですが、来年こそはあのかわいい歌声が街中に響き渡っているといいな~と今から心待ちにしています。

    【後藤】

    今年やや流行っているイタリアのお菓子『マリトッツオ』にはまっていて、パン屋さんを見かけては探して買っています。ブリオッシュに生クリームがたっぶりというのが基本パターンですが、最近はヨーグルト風味やクリームチーズなどがあり食べすぎてしまいます。次はどんなスイーツが流行るのか楽しみです。

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