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メールソフトの選び方

            こんにちは、ピーシー・ブレインの高山です。
            ビッグネーム集まるパリの試合観戦に国立競技場に行きました。普段観るリーグ戦とは全く違った雰囲気でどちらかと言えばショーを観ているような感じでした。それにしても上手かったですね。さて今回はメールソフトの話題を中心にお届けします。

            メールソフトの選び方

            最近では個人間でのメッセージのやり取りは、LINEやメッセンジャーなどを利用することが多くなっていますが、ビジネスの現場ではまだまだメールの利用が欠かせません。
            そんなメールですが、送受信のためには「メールソフト」が必要です。日々利用するこのメールソフトですが、何となく使い始めてそのままという方も意外と多いものです。
            ここでは、改めてメールソフト(主にパソコン向け)の種類や特徴についてお伝えします。

            ▼メールソフトの種類

            メールソフトには大きく「アプリ(インストールするタイプ)」と「Webサービス(ブラウザで利用するタイプ)」の2種類があり、それぞれに無料で使えるものと有料版があります。

            ▼種類別の特徴

            <アプリタイプ>
            端末にアプリをインストールして設定して利用するため、その端末でのみ利用できます。メッセージは端末にダウンロードされ保存されます。

            • 一度設定すれば、再度パスワード入力する必要はなく簡単に利用できます。
              ダウンロード済のメッセージの参照やメールの下書きは、インターネットに接続されていない状態でもできます。
            • アプリ自体にはウイルスチェック機能が無いため、セキュリティソフトの機能を利用することになります。
            • セキュリティを維持するためには、アプリ自体のアップデートを欠かさず適用する必要があります。
              メールサーバーの容量にかかわらずパソコンの容量一杯までメールを保存することができます。(POPでサーバーからダウンロードする場合)
            • ダウンロードしたメッセージは端末に保存されるため、端末が壊れるとデータを消失します。保全のためには定期的にバックアップを取る必要あります。
            • 複数の端末で同じメールアカウントを使いたい場合は、メールの取り込みや送信のため設定がややこしくなります。

            なお、迷惑メールフィルタは、製品によって差があります。条件指定のルールを設定するものや学習して精度を高めてゆくタイプのものもあります。


            ※PCにプリインストールされた標準のメールアプリ
            Windowsやac のメールアプリなどパソコンのOSには、メールアプリがプリンインストールされていますが、機能はシンプルでできることは限られています。メールの自動振り分けができない、複数のメールアカウントを設定することができないなど、ビジネスユースには向いていません。

            <Webサービスタイプ>

            アプリのインストールなどは不要で、ブラウザ上でサインイン・ログインして利用するタイプのメールサービスです。

            • ブラウザがあれば、アカウント情報を使ってどこからでも複数の端末や環境から利用することができます
            • インターネットへ接続していないと利用できません。
            • サービス側でかなりの迷惑メールやマルウェアを遮断してくれます。
            • モバイル・テレワーク環境では使い勝手が良い
            • 保存できるメール容量に制限があります。(プランによって差違)

            ※無料のWebサービスは制限が多い
            無料で提供されているサービスは、機能や仕様の制限・変更がかなりの頻度で発生します。例えば、Webサービスのoutlook.jpでは、複数のメールアカウントを管理する機能が削除されました。ですので、今は良くても将来的にはその可能性があることは頭にいれておきましょう。

            ※Yahoo!メールの外部メール送信は簡易的
            外部ドメインのメールを送信する機能がありますが、この仕組みで送ったメールには、Yahoo!メールの送信者情報が付与されています。受け手に取っては、成りすましのように見えるので、ビジネスメールとしてはあまりオススメできない方式です。

            ▼メールソフトの利用状況

            メールソフトの利用一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2022」によると利用されているメールソフトは、利用者の多い方から次のようになっています。

            1. Outlookプレミアム版(Microsoft365版を含む) [アプリ]
            2. Gmail(Google Workspaceを含む)  [Webサービス]
            3. iPhone/iPadのメールアプリ [アプリ]
            4. Thunderbird [アプリ]
            5. サイボウズOffice [Webサービス]

            以下、Yahoo!メール[Webサービス]、 Becky! [アプリ] 、他
            となっています。
            主なメールソフトをタイプ別に整理すると下表のようになります。

            無料 有料
            アプリ メールアプリ(Windows/Mac)
            Thunderbird

            Outlook(365含むインストール版)
            Becky!

            Web

            Gmail
            Outlook(web版)
            Yahoo!メール

            Google Workspace
            サイボウズOffice

            以降で、表に太字で示した代表的なメールソフト・サービスの特徴について紹介します。

            ・Outlook(インストール版)
            国内ではビジネス用のメールソフトの定番で、書籍などを含めて情報が多く、導入しやすいでしょう。本来有料ですがOfficeアプリやMicrosoft365の利用者であれば、同一料金で利用できるため追加のコストがかかりません。複数端末、モバイルと組合せて利用したい場合は、「IMAP」を利用するなど、設定にちょっと工夫が必要です。なお、利用者が多いのでどうしてもマルウェアや攻撃対象になりがたいです。こまめなセキュリティアップデートが必要です。

            ・Gmail(無料)/Google Workspace(有料)
            Webサービスのため、場所を選ばず複数の端末で利用できます。
            無料版でも、外部ドメインのメールアカウントの送受信が可能です。容量が無料版で15GBなので多くのメールを受け取る人は容量不足になるかもしれません。(容量追加は有料オプションです)
            有料版は、メールサーバーをGoogleで運用させることになりますが、DKIMという送信者認証技術が利用できるため、迷惑メールにならずに届き易くなります。本格的にGmailを使うのであれば、有料版の方が良いでしょう。なお、迷惑メールフィルタが厳しめで誤判定されることも多いので、定期的な迷惑メールフォルダ点検は必要です。またスマホ用のアプリが提供されているので、それと組み合わせると便利です。

            ・Thunderbird
            ブラウザのFirefoxと同じ運営団体が提供する無料のメールアプリです。設定が少々難しいですが、機能が豊富で、複数アカウントの管理にも対応し、利用者の評価は概ね良好です。ビジネスで使える無料版のメールアプリとしては、ほぼ唯一の選択肢でしょう。
            Outlook同様に攻撃対象になることもあるためセキュリティアップデートは必須です。

            ▼複数人でアカウントを共有したい

            infoやsupportと言った窓口アカウントを複数人で共有したい場合があります。
            よくあるのは、

            • 窓口アカウントを共用する(この場合はWebメールの方が簡単)
            • 個人に転送してそれぞれで処理する

            ですが、アカウントの共用ではアカウント情報の管理とセキュリティの両立が課題になります。また、個人のアドレスに転送して、それぞれが処理するという方法では、返信内容を含めて共有しようとするとどうしても難しくなります。返信をCCやBCCとすることで記録を残すことが多いのですが、同報忘れがあるとそこが漏れてしまいます。

            実は、もっと良い方法があります。

            メール共用管理と呼ばれるサービスを利用することです。コールセンターのメール版のような仕組みで複数人が1つのメールを処理するための様々な仕組みが組み込まれています。利用者毎にアカウントが発行されますが返信元は窓口のメールアドレスになります。
            代表的なサービスとしては下記のようなものがあります。

            もし興味があるようでしたら、お手数ですが各社へ問い合わせしてみてください。

              スタッフのツイート

              【藤井】

              この記録的猛暑の中、購入してまだ5年ちょっとの大型冷蔵庫が壊れました。点滅する画面表示、冷気の出ない冷蔵室、水に浮かぶ製氷機の氷、溶け始める冷凍食品。
              夜中に気が付いたためとりあえず開閉を最小限にし、朝から豪華にいくら丼。近所のリサイクルショップへ開店と同時に駆け込み在庫処分で6000円だった1人暮らしサイズの冷蔵庫を購入、台車でごろごろ徒歩で持ち帰ってきました。
              食材のロスは最小限にとどめることができましたが、メーカーの修理が混んでおり故障から10日以上経った今も来てもらえず買い置きも作り置きもできない不便な日々を過ごしております…。(涙)

              【嵐田】

              朝3時に起きる生活が続くこと40日…残すところ10日ほどとなった今、ニュースレターがお手元に届いているかと思います。昆布作業マジック点灯(野球用語)であと何日で解放される…と浮き足立っている時期でもあります。とはいえ終わったら、旅行するなどの予定は現段階ではございません(泣)夏だから海に行こう…目の前が海なのでそんな気もおきませんが、終わったら美味しいもの食べに行ったり、温泉でふやけるまで浸かりたいと思います♨

              【高田】

              若い頃はボディボードやスノーボードといった趣味を楽しんでいましたが、子供が生まれてからはなかなか行けず、自然と遠ざかっていました。ところが最近になって新たな趣味が・・・それはなんと、ダンスです!先日行われた娘のダンス発表会があまりにもかっこよくて、興奮冷めやらぬまま私まで習いだすという(笑)
              実際にやってみると想像以上に難しく、先生が踊るとかっこいいのに、私が踊るとあきらかに様子がおかしい。手を大きく広げると歌舞伎のようになるし、上で手を動かす表現は夫曰く「阿波踊りみたい」だそう。今まで娘に「ここはこう!」なんて口出ししてきたけど・・・一体どの口が言ってたのか(笑)もう二度と口は出すまい、と心に誓いました。

              【保田】

              突然ですが、私はこれまで100以上の「ハチの巣の駆除」を余儀なくされてきました。
              数年前に引越ししたのですが、引越し前の家で自然とハチ駆除担当にされ、年間10前後のハチの巣駆除をこなしてきました。2階軒下にベランダ下の裏側…
              業者のように屋根をつたい駆除に奔走した生活。
              しかし引越し後の家もハチ世界では新築人気エリアだったようで…。つい先日も植込み内の20cm超えの巣を駆除。長年の駆除経験によりハチの動きで巣の場所はだいたい見当がつき、目視できた時点で家族に避難命令を出します。
              一目散に逃げる子供達と夫。…夫…!!そんなこんなでまだまだ私の人生、ハチ駆除が続きそうです。

              【石渡】

              先日、仕事帰りに駅前で桃を買いました。桃を乗せたワゴンには「山梨産」と手書きで書いた紙が貼ってあり、本当かなぁ?と疑いつつも5個1,000円という破格の値段についつい財布の紐が緩んでしまいました。甘くてとても美味しかったので、後日また買おうと同じ場所を通りかかったのですが…
              何やら警察に尋問を受けている桃売りのおじさん。無断でスペースを使い注意されているのかと思ったのですが、ふと脳裏をよぎった「農園からフルーツが大量に盗まれた」というニュース。
              まさか、ちっ…違いますよね…?それ以来、おじさんは一度も姿を現さなくなり、この謎は迷宮入りしてしまったのでした。

              【三浦】

              庭に植えたミニトマトを忙しさにかまけて放置していたのですが、雨と太陽のバランスが良かったのか気づけば制御ができなくなるほど成長し毎週100個近くミニトマトを収穫しています。
              大量消費するために作ったのがトマトたっぷり無水カレー、これが簡単で栄養満点でとてもおいしい…!甘口のカレールーで作ったので息子もパクパクと食べてくれました。ミニトマトが大量に取れた際にお勧めの逸品です。

              【後藤】

              今春社会人になった娘が、野球経験ゼロなのに会社の野球部に入部しました。女子野球でもなかったのでマネージャーでもやるのかな?と思っていたら選手として入ったというのでびっくり!私と一緒にママさんソフトボールに参加したり、バリバリに野球をやっていた息子とよくキャッチボールやバッティングセンターに行ってはいましたが二十歳を超えて新たに始めるとは…
              小さい頃から野球をやりたかったそうですが学校の部活でやるにはハードルが高かったようでやっと野球ができて、練習や試合に行き楽しそうにしている娘を見てるとなんだかうれしい今日この頃です。

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